BAB 3
MEMAHAMI PERINTAH KERJA TERTULIS
DALAM KONTEKS BEKERJA
A. Mengenal Bentuk Perintah Kerja Tertulis
Banyak bentuk aturan atau petunjuk yang dapat ditemukan dalam
kehidupan kita. Baik di lingkungan rumah tangga, sekolah, masyarakat,
di tempat pekerjaan, maupun dalam kehidupan berbangsa dan bernegara.
Bentuk perintah dapat disampaikan secara lisan ataupun tertulis. Perintah
lisan biasanya menuntut respon/tindakan langsung sehingga muncul
variasi kalimat perintah, sedangkan bentuk perintah tertulis umumnya
bersifat tidak langsung.
Dalam dunia kerja, perintah sudah menjadi bagian keseharian dalam
proses kerja sekaligus menjadi jaminan keberlangsungan kerja yang diwarnai
oleh pola hubungan manusia secara hierarki. Perintah sering menjadi
acuan pekerjaan, bahkan roda penggerak agar manusia selalu melakukan
pekerjaan karena perintah itu sendiri adalah awal tindakan atau pedoman
kerja. Dalam budaya kerja, perintah dapat dimanifestasikan dalam bentuk
instruksi, petunjuk, dan pedoman. Karena pekerjaan berkaitan dengan
administrasi dan dokumentasi, bentuk petunjuk dan pedoman lebih banyak
diwujudkan secara tertulis dalam bentuk surat.
Berdasarkan jenisnya, bentuk perintah tertulis dapat dibedakan
menjadi:
(1) himbauan/larangan, misalnya himbauan menjadi akseptor RB, larangan
membuang sampah;
(2) petunjuk, misalnya petunjuk penggunaan suatu barang;
(3) Peraturan, misalnya peraturan berlalu lintas, peraturan waktu
berkunjung;
(4) pedoman, misalnya pedoman penulisan karya ilmiah;
(5) undang-undang, misalnya undang-undang tentang penyalahgunaan
narkoba, undang-undang pendidikan.
B. Model-Model Surat Berisi Perintah Kerja
Surat adalah suatu alat atau sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang
sebagai alat komunikasi tertulis yang paling efisien, efektif, ekonomis, dan
praktis. Selain itu, surat juga berfungsi sebagai alat bukti tertulis, alat bukti
historis, alat pengingat, duta organisasi, dan pedoman kerja.
Surat yang berhubungan dengan pekerjaan disebut surat dinas atau
surat resmi. Surat ini umumnya berisi informasi, ketentuan, atau perintah
kerja yang dapat dijadikan pedoman bagi karyawan pada suatu lembaga,
instansi, atau perusahaan. Model surat yang berisi informasi kerja atau
perintah kerja, antara lain surat perintah, surat edaran, memorandum,
pengumuman, dan disposisi.
1. Surat Perintah
Surat perintah adalah surat yang berisi perintah dari pimpinan kepada
bawahan yang berisi petunjuk yang harus dilakukannya. Surat perintah
berlaku sementara dan berakhir setelah tugas yang diperintahkannya selesai
dilaksanakan serta melaporkan hasil pekerjaan tersebut kepada pimpinan.
Surat perintah terdiri atas:
(1) kepala surat
(2) pembukaan
(3) isi surat perintah
d. kaki surat/bagian akhir surat
Contoh surat perintah pada instansi swasta.
HARIAN UMUM PEDOMAN
Jalan Teratai 13
Bekasi
===============================================================
SURAT PERINTAH
Nomor : ...................
Dasar : 1. Dalam rangka peningkatan sumber daya
manusia
2. Surat Pemimpin Redaksi Harian Umum
Pedoman No. 346 P-76/KEP/1994 tanggal
...........................
Pertimbangan : Untuk peningkatan sumber daya manusia dalam
menyongsong
era globalissi, untuk hal tersebut
di atas perlu dikeluarkan surat perintah.
MEMERINTAHKAN :
Kepada : Nama : ..............................................
Pangkat : ..............................................
Jabatan : ..............................................
Alamat : ..............................................
Untuk : 1. Terhitung tanggal 12 Juni 1996, di samping
tugas pokok yang telah ada, Saudara diperintahkan
untuk melaksanakan kewajiban/pekerjaan
sebagaimana tercantum dalam lampiran
surat perintah ini.
2 Agar pelaksanaannya dijalankan dengan sebaik-
baiknya dengan penuh rasa tanggungjawab.
Dikeluarkan di : Bekasi
Pada tanggal : 3 Juni 1996
Pemimpin Redaksi
Harian Umum Pedoman
ttd
Ir. Ereng Sarindat
2. Surat Edaran
Surat edaran adalah surat pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada
pejabat/pegawai. Surat edaran ini berisi penjelasan mengenai sesuatu hal,
misalnya kebijakan pimpinan, petunjuk mengenai tata cara pelaksanaan,
atau peraturan perundang-undangan.
Ada dua macam bentuk dan sifat surat edaran, yaitu surat edaran
umum dan surat edaran khusus. Surat edaran umum ditujukan kepada
orang banyak atau umum. Surat edaran khusus ditujukan kepada orangatau
pejabat tertentu dan seperti surat dinas biasa.
Surat edaran terdiri atas unsur-unsur berikut.
(1) Kepala surat edaran bertuliskan nama perusahaan dan identitasnya.
(2) No, hal, lampiran, tanggal surat, dan alamat tujuan surat.
(3) Perkataan ”Edaran” biasanya ditulis di tengah
(4) Isi surat edaran: Salam pembuka, isi surat, dan penutup surat
(5) Kaki surat: salam penutup serta nama penanggung jawab surat
edaran.
DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN
BINA MULYA II MALANG
EDARAN
572/33/05
Hal : Pekan Seni 29 Desember 2004
Yth : Para Guru / Karyawan
SMK Bina Mulya II
Malang
Sesuai dengan surat keputusan No. 21/12/05 tertanggal 27 Oktober 2004 tentang
Pekan Seni, dengan ini kami beri tahukan bahwa dalam rangka persaudaraan antar
SMK kota Malang maka diadakan Pekan Seni berlangsung pada tanggal 3 Januari
sampai dengan 7 Januari 2005.
Sehubungan dengan hal tersebut diatas, dengan ini kamu ajukan agar selama
Pekan Seni, saudara memakai kemeja batik pada waktu dinas, kecuali bagi petugas
keamanan.
Atas perhatian saudara, kami ucapkan terima kasih.
Kepala Sekolah,
Drs. Laksana Muria
3. Surat Pengumuman
Pengumuman berasal dari kata ”umum”, mendapat konfiks pe-an dan
bunyi sengau ng. Kata dasar umum mempunyai arti seluruh atau orang
banyak. Mengumumkan berarti memberitahukan atau memaklumkan.
Pengumuman berarti pemberitahuan kepada orang banyak tentang
sesuatu masalah, agar diketahui dan dilaksanakan oleh orang banyak
yang berkepentingan. Berdasarkan sifat dan asalnya, pengumuman dapat
dibedakan menjadi tiga, yaitu seperti berikut.
(1) Pengumuman lisan, yaitu disampaikan secara oral komunikasi,
penyampaiannya dapat melalui pesawat telepon atau pengeras suara
(sound system).
(2) Pengumuman tertulis, yaitu pengumuman dalam bentuk tulisan, yang
disampaikan melalui telegram, surat kawat, telex, surat kabar, majalah,
papan pengumuman, dan lain-lain.
(3) Pengumuman dari instansi dan surat pengumuman bukan dari
instansi.
Surat pengumuman merupakan surat yang berisi pemberitahuan
tentang masalah yang perlu diketahui oleh siapa saja yang berkepentingan
sesuai dengan pengumuman tersebut.
Surat Pengumuman dapat disebarkan dengan beberapa cara, di
antaranya:
(1) menyebarkannya sebagai surat edaran,
(2) memasangnya di papan-papan pengumuman, dan
(3) memasangnya di koran-koran sebagai iklan.
Contoh surat pengumuman:
PT. Tunjung Mulia
Jalan Diponegoro No. 5, Palembang
PENGUMUMAN
No. 215/033/05
tentang
Kesempatan Kerja bagi Para Lulusan SLTA
PT. Tunjung Mulia membuka kesempatan bagi para lulusan SLTA
untuk diangkat sebagai karyawan/i di perusahaan kami.
Lamaran ditulis di atas kertas bermaterai Rp 6000,- dengan dilampiri
ijazah (fotokopi), riwayat hidup, foto 3 x 4 = 3 lembar, SKKB dan surat
keterangan sehat dari dokter.
Pendaftaran dibuka mulai tanggal 3 Januari sampai dengan 7 Januari
2005. Pelamar datang sendiri di kantor kami pukul 08.00 – 12.00 WIB.
Demikian pengumuman kami untuk diketahui
Palembang, 1 Januari 2005
Direktur PT. Tunjung Mulia
Drs. Ir. Anggi Surendra
4. Memo atau Memorandum
Memorandum biasa digunakan untuk surat-menyurat secara intern
dalam lingkungan kantor. Memo dibuat oleh atasan kepada bawahan atau
antara pejabat yang setaraf. Isi memo singkat, sederhana, dan mudah agar
cepat dipahami. Memo umumnya berisi peringatan, arahan, penerangan,
perintah, pertanyaan, dan lain sebagainya.
Penulisan memo dapat ditik atau ditulis tangan. Isi memo umumnya
tidak lebih dari 10 baris. Bagian-bagian memorandum meliputi sebagai
berikut:
a. Ciri Bentuk
Terdiri atas dua bagian, yaitu kepala memo dan isi memo. Kepala
memo berisi:
(1) pihak yang dituju
(2) pengirim memo
(3) perihal memo
(4) tanggal pengirim memo
(5) paraf dan nama pengirim
b. Ciri Isi
Isi memo disampaikan dengan bahasa singkat. Penulisan memo harus
langsung menyampaikan pesan atau perintah dengan kalimat pendek
dan tegas. Karena peredarannya yang terbatas, memo biasanya tidak
mencantumkan identitas kantor.
Bacalah contoh memo berikut ini dan perhatikan ciri-cirinya!
Contoh 1
Memo
Kepada : Manajer Pemasaran
Dari : Kasubag. Pengiriman Buku
Perihal : Pengiriman Buku
Segera kirimkan buku Teori karya Prof. Dr. Hamid Abdul Hadi untuk
Bapak Dr. Budi Santoso, Kepala Perpustakaan Kota Bogor, sebanyak 80
eksemplar.
Jakarta, 22 Maret 2005
(paraf)
Ajun Ginanjar
50 Bahasa Indonesia SMK/MAK Setara Tingkat Madya Kelas XI
Contoh 2
PT. Angkasa Raya
Jalan Pancanaka No. 3
(1)--------------------------- Jakarta – Selatan
(2) 30 Desember 2004
(3) Memo
(4) Kepada : Bagian Personalia
(5) Dari : Direktur PT Angkasa
(6) Hal : Pengadaan Pegawai
(7) Sesuai dengan perkembangan di perusahaan terutama pada
bidang sales, saya meminta Saudara mempersiapkan
sarana dan perencanaan guna penerimaan karyawan baru.
(penjelasan
terlampir)
Ttd
(8) Dandang Kusuma, S.E.
Keterangan:
(1) kop surat memo
(2) tanggal surat memo
(3) judul memo
(4) alamat memo
(5) pengirim memo
(6) perihal pokok memo
(7) isi memo
(8) tanda tangan dan nama terang pengirim memo
5. Disposisi
Lembaran disposisi adalah lembaran kertas yang disediakan oleh
agendaris untuk diisi oleh pimpinan tentang tindak lanjut surat yang
masuk. Dengan kata lain, disposisi adalah catatan berupa saran /tanggapan/
instruksi setelah surat dibaca oleh pimpinan.
Sebagai contoh, suatu intitusi menerima surat penawaran barang oleh
bagian administrasi. Surat itu diagendakan, lalu diberi lembar disposisi.
Selanjutnya, pimpinan membuat disposisi. Isi disposisi bisa merupakan
perintah untuk menolak penawaran tersebut atau memerintahkan staf yang
bersangkutan untuk membalas surat yang isinya memesan barang-barang
tersebut.
Disposisi dibedakan menjadi dua macam:
(1) disposisi langsung, yaitu disposisi yang langsung ditulis pada lembaran
surat, dan
(2) disposisi tidak langsung, yaitu disposisi yang dituliskan pada lembaran
tersendiri (lembaran disposisi).
Contoh disposisi :
Contoh disposisi :
Rahasia Penting Rutin
No. Agenda : 102/SP/2007………Tgl. Penyelesaian
Tanggal : 30 Maret 2007
Perihal : Penawaran Bahan Kain
Tanggal : 30 Maret 2007
Asal : PT. Darma Tekstil
Instansi/Informasi: Diteruskan kepada:
- Harap dipelajari 1. Bagian gudang
- Tanyakan bagian pengadaan barang 2. Biro Umum
- Jika perlu, segera pesan 3. Bag. Keuangan
4.
Jakarta, 30 Maret 2007
Pimpinan,
ttd
Imam Ahmad, S.E.
C. Perintah Kerja Berbentuk Manual
Petunjuk penggunaan yang disebut juga manual kerja merupakan
perintah bagaimana melakukan pekerjaan atau perbuatan terhadap suatu
objek atau alat. Petunjuk penggunaan umumnya disediakan oleh produsen
barang untuk memberi petunjuk penggunaan barang yang bersangkutan.
Oleh sebab itu, petunjuk penggunaan (manual kerja) biasanya menggunakan
bahasa lugas dan mudah dipahami.
Petunjuk penggunaan dibuat agar pengguna barang/alat dapat
menggunakan barang tersebut dengan baik dan bermanfaat sesuai dengan
cara kerja dan kegunaan barang tersebut. Barang-barang elektronik, seperti
kulkas, televisi, telepon, mesin cuci, VCD/DVD, atau komputer perlu buku
petunjuk.
Berikut contoh buku petunjuk cara kerja pesawat telepon. Perhatikanlah
dengan saksama!
IMAGE TOUCH PANEL PHONE LCD
KEISTIMEWAAN
1. Tombol tidak perlu ditekan, cukup disentuh.
2. Dilengkapi dengan layar LCD yang dapat menampilkan:
a. penunjuk waktu/jam/24 jam
b. kalender otomatis yang berlaku sepanjang masa
c. Caller id (menampilkan nomor yang masuk)
3. Bisa menyimpan nomor telepon secara otomatis pada saat melakukan
telepon keluar maupun telepon masuk.
4. Bisa me-redial nomor-nomor internasional.
5. Ada fasilitas handsfree tanpa harus mengangkat gagang telepon.
6. Bisa mengunci menggunakan password (dengan nomor pin)
CARA PAKAI / CARA KERJA:
1. Untuk set tahun/bulan/tanggal dan waktu/jam, tekan SET/SAVE
hingga keluar set/date, lalu tekan set/save. Untuk konfirmasi, bisa
menggunakan tombol up dan down. Setelah selesai, tekan tombol
delete (exit) dan kembali ke menu semula.
2. Untuk mengoperasikan kalkulator, tekan AC dan untuk keluar, tekan
delete.
3. Untuk melihat telepon masuk atau keluar tekan dialed lalu tekan
down
4. Untuk menggunakan handsfree, tekan tombol handsfree.
5. Untuk menyimpan nomor telepon yang masuk, tekan dialed, lalu pilih
nomor telepon dengan up atau down, lalu tekan set/save. Untuk menghapus,
tampilkan nomor telepon, tekan delete. Untuk melihat nomor telepon
yang masuk, tekan Vip. Untuk memilihnya, tekan up atau down.
6. Untuk mengatur kejelasan layar LCD, tekan set save lalu tekan
tombol up/down hingga keluar set 6 lcd, tekan set atau save. Tekan
tombol up atau down untuk mengatur tingkat 1 sampai dengan 5,
setelah itu tekan set save. Dan untuk keluar, tekan delete.
D. Menindak Lanjuti Perintah Kerja Tertulis
Pada bab dua, kita telah mempelajari bagaimana menindaklanjuti
perintah kerja secara lisan, misalnya instruksi dari Pembina OSIS tentang
rencana menyelenggarakan Pentas Seni dalam rangka peringatan HUT
sekolah. Ketua OSIS dan pengurusnya segera melakukan langkahlangkah
seperti membentuk panitia, merencanakan kegiatan, merumuskan
agenda kerja, struktur kerja, dan menyusun beberapa pertanyaan untuk
konfirmasi.
Dalam dunia kerja, seorang pemimpin tentu sering memberikan
perintah kerja, baik secara lisan maupun tertulis. Setiap karyawan ,baik
sebagai atasan maupun bawahan, harus mampu memahami serta menyikapi
dengan baik peraturan atau budaya kerja yang ada pada perusahaan tempat
dia bekerja. Setiap menerima perintah kerja secara tertulis dalam bentuk
surat atau instruksi kedinasan lainnya yang berkaitan dengan pekerjaan,
kita harus dapat menindaklanjutinya.
Hal-hal yang perlu dilakukan saat menerima perintah kerja tertulis,
ialah seperti berikut.
(1) Membaca perintah kerja secara teliti, hati-hati, dan saksama.
(2) Membuat catatan informasi penting dari perintah kerja tersebut.
(3) Membuat rencana tindak lanjut berdasarkan perintah
(4) Merancang bagan atau prosedur kerja yang diperintahkan.
(5) Meminta konfirmasi kepada pemberi perintah akan ketepatan rencana
kerja.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar